Política de Protección de Datos– ZAO Makeup Colombia

Política de Tratamiento de Datos Personales

1. ALCANCE

Estas políticas y procedimientos aplican a las bases de datos personales que recoja la compañía, y serán registrados de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25.

2. IDENTIFICACIÓN

Razón Social: COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.
Nit: 901.024.427-3
Dirección: CL 27D Sur 28-50, Envigado
Correo Electrónico: zaomakeupcolombia@gmail.com

3. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

• Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La sociedad tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.

5. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. con las siguientes finalidades:

5.1. Para el envío de información a sus empleados.

5.2. Llevar a cabo procesos de selección y contratación.

5.3. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte de la Unidad de Calidad, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por esta compañía, entre otros.

5.4. Para la interacción con sus prestadores de servicios, para la verificación del cumplimiento de los estándares de servicio y para la invitación a eventos organizados, que sirvan de afianzamiento de las relaciones comerciales.

5.5. Para consolidar o asegurar un suministro oportuno y de calidad de bienes/servicios con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a fortalecer las relaciones.

5.6. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores cuando sea necesario.

5.7. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos a nivel nacional.

5.8. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

5.9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

5.10 Gestiones financieras, gerenciales y tributarias.

5.11. Para eventualmente contactar, a través de los medios disponibles, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados, familiares de éstos, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por parte de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales la empresa está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a nuestra empresa para el tratamiento de sus Datos Personales.

6.3. Ser informado por COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5. Solicitar a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. la supresión de sus Datos Personales o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

La unidad administrativa de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. Tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todo el personal que realice Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de Datos a la unidad administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

La Administración de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. También ha sido designada como unidad responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad, o cuyo uso indebido pueda generar discriminación o violación a sus derechos consagrados, tales como los relacionados con:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas o filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Integridad de la Salud.
• Vida íntima.
• Datos Biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

10.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

• Comunicación dirigida a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.,CL 27D SUR 28-50 de la ciudad de Envigado.
• Solicitud presentada al correo electrónico: zaomakeupcolombia@gmail.com
• Página Web: www.zaomakeup.com.co

Atención y respuesta por parte de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

• Comunicación dirigida a DIANA ROSAS, CL 27D SUR 28-50 de la ciudad de Envigado.
• Solicitud presentada al correo electrónico: zaomakeupcolombia@gmail.com

Atención y respuesta por parte de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Unidad Administrativa de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web que COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. puede tener, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También podrá recopilar información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web que pueda tener COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de Internet.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

COSMETICA VILLAROSAS S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad dela compañía, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. y sus Encargados. Nuestra compañía, exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. podrá revelar a sus distribuidores, asociados de negocio y aliados los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. cuando: A). Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.; B). Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

• Dar Tratamiento, a nombre de COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

14. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, COSMETICA VILLAROSAS S.A.S. S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

15. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 del año 2012, y Decreto Único 1074 de 2015, con vigencia a partir del 1 de febrero de 2018 y por el tiempo razonable y necesario para cumplir con los fines del tratamiento de datos personales.

COSMETICA VILLAROSAS S.A.S.
NIT: 901.024.427-3
Medellín, Colombia.

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